Archiviazione documentale digitale in cloud

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE IN CLOUD è la soluzione di gestione documentale che consente di archiviare, velocemente in modo sicuro, attraverso una interfaccia utente pulita e di facile utilizzo, ogni tipo di documento (elettronico, cartaceo, mail) con qualsiasi estensione (pdf, word, jpg, ecc.) nella nostra infrastruttura cloud.
L’archiviazione digitale documentale in cloud favorisce la catalogazione, la gestione, la condivisione e il controllo dei flussi documentali all’interno o verso l’esterno. Permette la gestione multiaziendale attraverso la suddivisione di più archivi digitali.

L’utente Amministratore, in totale autonomia, ha la possibilità di creare un numero illimitato di utenti ai quali associare credenziali al fine di attribuire le diverse funzioni di visualizzazione, catalogazione, download e upload dei files. Per questo motivo si presta ad essere utilizzato come contenitore dove l’Associazione/Studio può archiviare, scambiare e condividere documenti attraverso il web con i Soci/Clienti. Il prodotto è interamente tabellare e per questo si può adattare alle diverse esigenze degli utilizzatori.

Vantaggi principali dell’archiviazione Documentale Digitale in Cloud:

• Archiviazione dei files on-line su una sorta di “hard disk virtuale” (cloud)
• Accesso ai files con qualunque strumento che abbia una connessione internet attiva (computer, tablets, iPad, smartphone, ecc.)
• Accesso ai files, da qualunque luogo via web senza necessità di scaricare alcun software sul proprio computer, tablets o altro strumento
• I files sono sempre conservati e sottoposti a backup
• I files sono condivisibili con altri soggetti e in modo controllato dall’Amministratore

Funzionalità dell’archiviazione Documentale Digitale in Cloud:

• Definizione del profilo utente ai fini della ricerca e/o catalogazione e della tipologia dei documenti
• Definizione e personalizzazione delle tabelle e dei criteri di ricerca
• Possibilità di generare più archivi digitali da associare ai diversi utenti
• Possibile ricerca tramite singole parole utilizzate per la catalogazione
• Gestione automatica e attribuzione del numero di protocollo
• Protezione dei documenti ai fini della riservatezza
• Creazione ed invio di e-mail multi-destinatari con allegato file e possibilità di scelta dellindirizzo mittente

Preziose funzionalità per la vostra attività in occasione dell’adempimento della CU su Paghe On-line

Archiviazione automatica della CU

Attraverso il servizio di Archiviazione Documentale è possibile archiviare automaticamente, per ogni singola azienda, i modelli CU in formato PDF.

L’archiviazione dei modelli avviene attraverso un’apposita opzione disponibile sulle procedure di stampa della CU, quindi senza alcun sforzo da parte dell’Utente.

Visualizzazione direttamente dagli applicativi paghe

I modelli CU, portati in archiviazione, possono essere richiamati direttamente dagli applicativi Paghe, attraverso la finestra “Documenti archiviati” presente nel menu della ditta. Tramite tale finestra, è sufficiente cliccare sul pulsante Ricerca per ottenere l’elenco di tutti i modelli archiviati (CU, 770; Libro Unico, F24, nota contabile, ecc.)

Invio automatico di e-mail alle aziende clienti dei modelli archiviati

Al momento dell’archiviazione dei modelli, infatti, é possibile richiedere anche l’invio automatico di una e-mail, all’indirizzo indicato nell’anagrafico dell’azienda, Sulla e-mail viene generato un link (non decifrabile), cliccando sul quale viene automaticamente scaricata la CU che è stata portata in Archiviazione documentale.

Visualizzazione dei documenti direttamente da parte degli utenti esterni

Un ulteriore vantaggio si ottiene per le aziende che operano come utenti esterni: in questa caso, i modelli archiviati possono essere automaticamente resi disponibili a tali utenti; anche sul menu degli utenti esterni, infatti, é disponibile la finesta “Documenti archiviati” tramite la quale possono visualizzare e scaricare i documenti di propria competenza. Ovviamente, è possibile scegliere quali documenti possono essere visualizzati dagli utenti esterni e quali, invece, devono rimanere riservati ai soli utenti interni (o soltano ad alcuni in particolare)

INTEGRAZIONE CON ALTRI APPLICATIVI SIWEB
Completano l’offerta gli applicativi:

• PAGHE ON-LINE
• BUDGET DEL PERSONALE
• ACCESSO AD UN’AREA RISERVATA AL DIPENDENTE
• GESTIONE ASSOCIAZIONI

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

ll servizio di conservazione digitale del Libro Unico del Lavoro in modalità web consente di sostituire il modello cartaceo con un notevole risparmio in termini di spazi fisici, costi ed efficienza di processi.

La conservazione sostitutiva del LUL, in quanto conforme alle disposizioni relative alla conservazione in formato elettronico dei documenti (delibera Cnipa n. 11/2004), richiede l’uso di un qualsiasi dispositivo per la firma elettronica tramite smart-card.

Le disposizioni relative al Libro Unico prevedono che l’ “originale” del LUL venga conservata direttamente dal soggetto abilitato quale che sia un professionista delegato oppure la stessa azienda. All’utilizzatore, viene pertanto fornita la possibilità di effettuare un download o trasferire su supporto magnetico (CD / DVD o altro dispositivo).

Il servizio di conservazione effettua comunque il backup dei L.U.L. conservati, e ne garantisce la leggibilità per tutto il periodo richiesto per legge, corrispondente a cinque anni.

È reso pertanto possibile, in qualsiasi momento successivo, consultare via web, tramite l’accesso ai server di conservazione (per codice anagrafico, ragione sociale o codice fiscale dell’azienda) i L.U.L. conservati e riprodurne l’ originale semplicemente scaricando di nuovo i file dal servizio web.