Archiviazione digitale
SIWEB: ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE IN CLOUD
Archiviazione documentale in cloud è la soluzione di gestione documentale che consente di archiviare, velocemente in modo sicuro, attraverso una interfaccia utente pulita e di facile utilizzo, ogni tipo di documento (elettronico, cartaceo, mail) con qualsiasi estensione (pdf, word, jpg, ecc.) nella nostra infrastruttura cloud.
L’archiviazione digitale documentale in cloud favorisce la catalogazione, la gestione, la condivisione e il controllo dei flussi documentali all’interno o verso l’esterno. Permette la gestione multiaziendale attraverso la suddivisione di più archivi digitali.
L’utente Amministraatore, in totale autonomia, ha la possibilità di creare un numero illimitato di utenti ai quali associare credenziali al fine di attribuire le diverse funzioni di visualizzazione, catalogazione, download e upload dei files. Per questo motivo si presta ad essere utilizzato come contenitore dove l’Associazione/Studio può archiviare, scambiare e condividere documenti attraverso il web con i Soci/Clienti. Il prodotto è interamente tabellare e per questo si può adattare alle diverse esigenze degli utilizzatori.
Vantaggi principali dell’archiviazione Documentale Digitale in Cloud:
- Archiviazione dei files on-line su una sorta di “hard disk virtuale” (cloud)
- Accesso ai files con qualunque strumento che abbia una connessione internet attiva (computer, tablets, iPad, smartphone, ecc.)
- Accesso ai files, da qualunque luogo via web senza necessità di scaricare alcun software sul proprio computer, tablets o altro strumento
- I files sono sempre conservati e sottoposti a backup
- I files sono condivisibili con altri soggetti e in modo controllato dall’Amministratore
Funzionalità dell’archiviazione Documentale Digitale in Cloud:
- Definizione del profilo utente ai fini della ricerca e/o catalogazione e della tipologia dei documenti
- Definizione e personalizzazione delle tabelle e dei criteri di ricerca
- Possibilità di generare più archivi digitali da associare ai diversi utenti
- Possibile ricerca tramite singole parole utilizzate per la catalogazione
- Gestione automatica e attribuzione del numero di protocollo
- Protezione dei documenti ai fini della riservatezza
- Creazione ed invio di e-mail multi-destinatari con allegato file e possibilità di scelta dell’indirizzo mittente
Archiviazione automatica della CU
Attraverso il servizio di Archiviazione Documentale è possibile archiviare automaticamente, per ogni singola azienda, i modelli CU in formato PDF.
L’archiviazione dei modelli avviene attraverso un’apposita opzione disponibile sulle procedure di stampa della CU, quindi senza alcun sforzo da parte dell’Utente.
Visualizzazione direttamente dagli applicativi paghe
I modelli CU, portati in archiviazione, possono essere richiamati direttamente dagli applicativi Paghe, attraverso la finestra “Documenti archiviati” presente nel menu della ditta. Tramite tale finestra, è sufficiente cliccare sul pulsante Ricerca per ottenere l’elenco di tutti i modelli archiviati (CU, 770; Libro Unico, F24, nota contabile, ecc.)
Invio automatico di e-mail alle aziende clienti dei modelli archiviati
Al momento dell’archiviazione dei modelli, infatti, é possibile richiedere anche l’invio automatico di una e-mail, all’indirizzo indicato nell’anagrafico dell’azienda, Sulla e-mail viene generato un link (non decifrabile), cliccando sul quale viene automaticamente scaricata la CU che è stata portata in Archiviazione documentale.
Visualizzazione dei documenti direttamente da parte degli utenti esterni
Un ulteriore vantaggio si ottiene per le aziende che operano come utenti esterni: in questa caso, i modelli archiviati possono essere automaticamente resi disponibili a tali utenti; anche sul menu degli utenti esterni, infatti, é disponibile la finesta “Documenti archiviati” tramite la quale possono visualizzare e scaricare i documenti di propria competenza. Ovviamente, è possibile scegliere quali documenti possono essere visualizzati dagli utenti esterni e quali, invece, devono rimanere riservati ai soli utenti interni (o soltano ad alcuni in particolare). Al momento di archiviazione è possibile inviare in automatico, all’indirizzo del cliente, un link (non decifrabile) da cui è possibile scaricare la CU.
Se stai cercando un software di archiviazione digitale Siweb è la soluzione! Affidati a noi per l’archiviazione digitale in cloud dei documenti.
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